Safety Training Administrative Assistant

Are you an experienced administrative assistant with great communication and organisational skills looking to thrive in an environment where customer service and multitasking are essential? Join an international environment and become a central administrative point of contact for all safety training courses organized at CERN. Take part!
 

Job Reference: DGS-SEE-ST-2015-228-LD
Publication date:
18/12/2015
Closing date:
17/01/2016
Introduction

 

Safety Training Administrative Assistant in the Occupational Health & Safety and Environmental Protection Unit (HSE), Safety Engineering & Environment group, Safety Training section. 

 

As Safety Training Administrative Assistant, you will join the Safety Training team of the Occupational Health & Safety and Environmental Protection Unit (HSE). In its role as the Organization's centre of competence in matters of Safety, the HSE Unit provides support to all parts of the Organization. The HSE Unit is the driving force behind CERN's Safety Policy promoting a corporate and preventive Safety culture within the Organisation. Safety Training is a core item of the HSE-Unit's mandate and constitutes an independent training programme mandatory for all CERN personnel. The objective is to enable all personnel to be aware of the occupational risks present at the laboratory and to offer them appropriate training.

 

The Safety Training Team is in charge of:

 

  • Managing a portfolio of classroom and e-learning courses providing generic and ad'hoc safety training and awareness courses to the CERN community.

  • Operating CERN's Safety Training Centre (STC) hosting classrooms, hands-on training premises as well as the LHC tunnel mockup facility devoted to safety drills.

  • Advising all persons in charge of safety in matters of safety training and accident prevention in all departments and experiments.

 

With about 6000 enrolments in 2015, the service organises, plans and coordinates over 80 different classroom, online and tailor-made courses on health and Safety in both English and French. The classroom courses, which are composed of a theoretical, practical and test part are mostly held at CERN's Safety Training Centre. The service also provides support on course selection and on enrolment procedures to all people working at CERN and is therefore continuously available during CERN's working hours.

 

Functions

 

As Safety Training Administrative Assistant, you will be in charge of the following:                                                                                                                                                                                                  

  • Organise, plan and handle logistics of safety training sessions depending on the training requests using CERN's applications (EDH, HRT, INDICO, EDMS, Service Now).

  • Manage registrations, cancellations and billing of training courses using CERN's Advanced Information service application (CTA - Core training application).

  • Provide ongoing assistance and consultation related to safety courses to CERN population via meetings, phone calls and tickets (Service Now).

  • Set-up and modify courses for CERN Safety stakeholders (trainers, Project responsible, DSOs, DTOs, HSE specialists).

  • Establish and maintain common procedures to ensure standardized approach and structure across courses.

  • Produce statistics on training courses making use of Office software tools (Excel, PowerPoint).

  • Define needs and functionalities for the implementation of new IT-tools.

  • Organize and facilitate constructive feedback meetings with CERN services (mainly with IT support teams, but also registration, transport, access, dosimetry).

  • Create and follow-up on orders (DAI) with external stakeholders (training providers, suppliers).

  • Monitor, analyse and follow-up on course satisfaction surveys.

  • Coordinate and track teaching setup, logistics and materials.

  • Participate actively in validation sessions of new trainers and courses.

  • Handle regular communication: publication of information related to training programmes; update of relevant WEB pages, user interfaces and the CERN bulletin.

 

Qualification required

 

Technical certificate in the field of administrative or secretarial techniques, or equivalent.* 

 

*Please note that preference will be given to candidates with the above-mentioned qualifications. In principle consideration will not be given to applications from people with higher qualifications.

 

Experience and competencies

 

The experience required for this post is:

 

  • Proven experience in an administrative service, preferably in an international environment.

  • Experience in providing service to international customers with different cultural and educational background.

  • Experience with Web page management, issuing of newsletters, flyers and other appropriate communication tools.

  • Experience in leading and following-up on meetings, appointments and visits.

  • Demonstrated working experience in a team which requires regular and sometimes tight deadlines, occasional changes of priority and high volume of work.

  • Experience with administrative computing tools would be an asset.

 

The technical competencies required for this post are:

 

  • Conference, workshop & event organisation.
  • Financial reporting and analysis.
  • Use of Office software packages: ability to use relevant Microsoft office tools to achieve the results required.
  • Database administration: configuration, update, administration, monitoring and maintenance of the learning management system. 
  • Familiar with quality assurance: ensure compliance with the applicable procedures and rules.

 

The behavioural competencies required for this post are:

 

  • Achieving results: having a structured and organised approach towards work; being able to set priorities and plan tasks with results in mind.
  • Working in teams: gaining trust and collaboration from others.
  • Communicating effectively: ensuring that information, procedures and decisions are appropriately documented; demonstrating a pro-active approach to resolving differences; addressing issues of conflict constructively; delivering presentations in a structured and clear way; adjusting style and content to the audience; responding calmly and confidently to questions.
  • Managing self: working well autonomously; taking on activities and tasks without prompting; actively seeking feedback on own performance and taking steps to improve it.
  • Solving problems: identifying, defining and assessing problems, taking action to address them; testing solutions for long-term suitability, cross-checking with all concerned before implementation.

 

The language competencies required are:

 

  • Spoken and written English and French: ability to understand and speak both languages in professional contexts as well as the ability to prepare or draft emails and/or translate accurate texts in both languages. The ability to understand and speak a third language in professional contexts would be an advantage. 

 

Eligibility conditions

 

Employing a diverse and international workforce is a CERN core value and central to our success. We welcome applications from all Member States irrespective of gender, age, disability, sexual orientation, race, religion or personal situation.

 

This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 17.01.2016.

 

By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.

 

Note on Employment Conditions

 

We offer a limited-duration contract for a period of 5 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry.
Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.

 

 These functions require : 

 

  • A valid driving licence is required.

Read more about employment conditions  



Introduction

Assistant(e) administratif(ve) pour la formation à la sécurité au sein de l'unité Santé et Sécurité au travail et protection de l'Environnement (unité HSE), groupe Ingénierie de Sécurité et Environnement, section Formation à la sécurité.

 

En tant qu'assistant administratif pour la formation à la sécurité, vous intégrerez l'équipe chargée de la formation à la sécurité de l'unité Santé et Sécurité au travail et protection de l'Environnement (unité HSE). En tant que centre de compétence spécialisé dans les questions de sécurité, l'unité HSE apporte un appui en la matière à tous les niveaux de l'Organisation. L'unité HSE est l'organe qui donne son impulsion à la politique de Sécurité au CERN. Elle promeut une culture de sécurité institutionnelle et préventive au sein de l'Organisation. La formation à la sécurité est un élément central du mandat de l'unité HSE et elle constitue un programme de formation indépendant, obligatoire pour l'ensemble du personnel du CERN. L'objectif est de permettre à l'ensemble du personnel d'être conscient des risques professionnels existant au Laboratoire et de lui offrir les formations adaptées.

 

L'équipe chargée de la formation à la sécurité est responsable des activités suivantes :

  • Gérer un portefeuille de cours, à la fois en salle et en ligne, pour dispenser à la communauté du CERN des formations à la sécurité et des cours de sensibilisation généraux et ad hoc.
  • Exploiter le centre de formation Sécurité du CERN (STC), qui comprend des salles de classe, des locaux pour la formation pratique, et une maquette du tunnel du LHC destinée aux exercices de sécurité.
  • Fournir des conseils en matière de formation à la sécurité et de prévention des accidents à toutes les personnes responsables de la sécurité dans tous les départements et expériences.

 

Avec environ 6 000 inscrits en 2015, le service organise, planifie et coordonne plus de 80 cours différents sur la santé et la sécurité, en salle, en ligne ou sur mesure, à la fois en anglais et en français. Les cours en salle, qui comprennent une partie théorique, une partie pratique et un test, sont dispensés principalement au centre de formation Sécurité du CERN. Le service fournit également une aide pour le choix des cours et les procédures d'inscription à toutes les personnes travaillant au CERN, et il est par conséquent disponible en continu pendant les heures de service du CERN.

 

Fonctions

En tant qu'assistant administratif pour la formation à la sécurité, vous assumerez les tâches suivantes :

 

  • Assurer l'organisation, la planification et la gestion des aspects logistiques des sessions de formation à la sécurité en fonction des demandes de formation, en utilisant les applications du CERN (EDH, HRT, INDICO, EDMS, Service Now).
  • Traiter les inscriptions, les annulations et la facturation des cours de formation, en utilisant l'application avancée du Service d'informatique du CERN (application pour la formation de base CTA).
  • Fournir en continu aux travailleurs du CERN des services d'assistance et de consultation liés aux cours de sécurité lors de réunions, par des appels téléphoniques et via un système de tickets (Service Now).
  • Préparer et modifier des cours destinés aux parties prenantes du CERN concernées par la sécurité (formateurs, responsables de projets, DSO, DTO, spécialistes HSE).
  • Définir des procédures communes et les respecter pour faire en sorte que la méthode et la structure des différents cours soient harmonisées.
  • Établir des statistiques sur les cours de formation, en utilisant les outils Office (Excel, PowerPoint).
  • Définir les besoins et les fonctionnalités pour la mise en place de nouveaux outils informatiques.
  • Organiser et animer des réunions avec des services du CERN afin de recevoir un retour d'informations constructif (principalement avec les équipes de soutien informatique, mais aussi avec les services chargés des inscriptions, du transport, de l'accès, et de la dosimétrie).
  • Assurer la création des demandes (DAI) et leur suivi avec les parties prenantes externes (formateurs, fournisseurs).
  • Assurer le contrôle, l'analyse et le suivi des enquêtes de satisfaction sur les cours.
  • Coordonner et suivre la préparation, les aspects logistiques et le matériel liés à la formation.
  • Participer activement aux sessions d'habilitation des nouveaux formateurs et de validation des nouveaux cours.
  • Assurer une communication régulière : publication d'informations sur les programmes de formation, mise à jour des pages web pertinentes, des interfaces utilisateur et du Bulletin du CERN.
Qualifications requises

Diplôme technique dans le domaine administratif ou secrétariat, ou équivalent.*

 

*Veuillez noter que la préférence sera donnée aux candidats possédant un diplôme dont le niveau correspond à celui qui est indiqué ci-dessus : les candidats au bénéfice d'une formation supérieure à ce niveau ne seront normalement pas pris en considération pour cette vacance d'emploi.

Conditions d'éligibilité

Le CERN considère la diversité et le caractère international de son personnel comme des valeurs essentielles et un facteur décisif de son succès. Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, de race, de religion ou de situation personnelle.

 

Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devront en principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 17.01.2016.

 

En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle information pertinente et informer le Service de recrutement si vous souhaitez que votre dossier soit retiré de la base de données.

Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de cinq ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance.

Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée.

 

Ces fonctions exigent :

 

  • Un permis de conduire valide.

 

En savoir plus sur les conditions d'emploi

Professional Category:
Office and Administrative Work
Job Category:
Support & Administration
Career Level
Professionals
Career Path
B
Number of Posts
1
Duration: 5 year(s)

Application is closed for this job.