Financial Administrative Assistant /Assistant(e) administratif(-ve) en finances

Are you a service-minded person with diplomatic skills who likes to deal with a variety of tasks? Do you enjoy working in an international atmosphere? Then take the opportunity to join the Teams and Collaborations section in CERN's Finance and Administrative Processes Department! Take part!
 
Vous avez le sens du service, savez faire preuve de diplomatie et aimez exécuter des tâches variées ?Vous aimez évoluer dans un environnement international ?Alors saisissez cette occasion de rejoindre la section Équipes de visiteurs scientifiques et collaborations, au sein du département Finances et processus administratifs du CERN.Rejoignez-nous !
 
 
 

Job Reference: FAP-EF-TC-2016-184-LD
Publication date:
24/11/2016
Closing date:
01/01/2017
Introduction

Financial Administrative Assistant in the Finance and Administrative Process Department (FAP), External Funding Group (EF), Teams and Collaborations section (TC) section.

You will join:

 

  • The Finance and Administrative Processes Department (FAP) which is responsible for effectively and efficiently managing the financial resources and commitments of the Organization, ensuring compliance with financial rules and procedures of CERN.
  • The External Funding (EF) Group responsible for the Organization's financial management of the non-member states funding and research funding for international scientific collaborations.
  • The Teams and Collaborations (TC) Section manages funding from research institutes and is responsible for invoicing, accounting and collecting receivable amounts due as well as approving, processing and paying reimbursement claims to visiting scientists.

 

Functions

As Financial Administrative Assistant in the Teams and Collaborations section, you will:

 

  • Control, approve and process reimbursement claims according to established deadlines.
  • Provide advice and assistance to visiting scientist from the whole world on reimbursement rules and procedures applicable at CERN.
  • Provide a service-minded and diplomatic, yet objective approach to persons with varied cultural backgrounds and positions reaching from students to directors of research institutes and officials from funding ministries.
  • Actively take part in improving working processes and ensure written procedures are up-to-date.
  • Prepare financial reports on a regular basis or on-demand.
  • Learn the tasks of your colleagues (accounts receivable, client records management, reporting), in order to ensure back-up during absences.

 

Qualification required

Technical certificate or general secondary education in the field of administration, or equivalent*.

 

*Please note that preference will be given to candidates with the above-mentioned qualifications: In principle consideration will not be given to applications from people with higher qualifications.

 

Experience and competencies

 The experience required for this post is:

 

  • Demonstrated experience with customer relations in an international environment.
  • Demonstrated experience from working in a financial service.
  • Experience in approving and processing reimbursement claims would be an asset.

  

The technical competencies required for this post are:

 

  • Customer service.
  • Payables and receivables accounting.
  • External funds accounting.
  • Financial reporting and analysis.
  • Use of Office software packages: mainly Excel.

 

The behavioural competencies required for this post are:

 

  • Demonstrating accountability: working conscientiously and reliably; delivering on promises; treating others fairly and equally; standing up for own opinion and actions with well substantiated arguments.
  • Communicating effectively: demonstrating a pro-active approach to resolving differences; addressing issues of conflict constructively; successfully changing other people's opinions by persuasive arguments; checking to ensure that the message has been well understood.
  • Demonstrating flexibility: adapting quickly and resourcefully to shifting priorities and requirements; being able to demonstrate flexibility whilst abiding by all applicable rules; Being able to demonstrate flexibility whilst abiding by all applicable rules.
  • Working in teams: building and maintaining constructive and effective work relationships; working well in groups and readily fitting into a team; participating fully and taking an active role in team activities; gaining trust and collaboration from others.

 

The language competencies required are:

 

  • English and French: spoken and written, with the ability to understand and speak in professional contexts and to prepare, draft or translate accurate texts. 

 

Eligibility conditions

Employing a diverse and international workforce is a CERN core value and central to our success. We welcome applications from all Member States irrespective of gender, age, disability, sexual orientation, race, religion or personal situation.

 

This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 01.01.2017.

 

By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.

 

Note on Employment Conditions

We offer a limited-duration contract for a period of 3 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry.
Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position. 

 

Read more about employment conditions

 



Introduction

Assistant administratif dans le département Finances et processus administratifs (FAP), groupe Financements extérieurs (EF), section Équipes de visiteurs scientifiques et collaborations (TC).

 

Vous intégrerez :

  • Le département Finances et processus administratifs (FAP), qui est responsable de gérer de manière efficace et efficiente les ressources financières et les engagements de l'Organisation, en veillant au respect des règles et procédures financières du CERN.
  • Le groupe Financements extérieurs (EF), qui est responsable, au sein de l'Organisation, de la gestion du financement provenant des États non-membres ainsi que du financement de la recherche pour les collaborations scientifiques internationales.
  • La section Équipes de visiteurs scientifiques et collaborations (TC), qui gère le financement provenant des instituts de recherche et est responsable de la facturation, de la comptabilité et de la collecte des montants dus, ainsi que de l'approbation, du traitement et du paiement des demandes de remboursement pour les visiteurs scientifiques.

 

Fonctions

En tant qu'assistant administratif en finances au sein de la section Équipes de visiteurs scientifiques et collaborations, vous devrez :

 

  • Procéder au contrôle, à l'approbation et au traitement des demandes de remboursement dans les délais fixés.
  • Fournir des conseils et une assistance aux visiteurs scientifiques, qui viennent du monde entier, sur les règles et procédures de remboursement en vigueur au CERN.
  • Avoir une attitude à la fois orientée vers le service, diplomatique et objective en traitant les demandes des personnes, sachant que celles-ci sont issues de contextes culturels divers et peuvent être aussi bien des étudiants que des directeurs d'instituts de recherche et des représentants de ministères ayant un rôle de financement.
  • Participer activement à l'amélioration des processus de travail et veiller à ce que les procédures écrites soient à jour.
  • Préparer des rapports financier, régulièrement ou sur demande.
  • Apprendre à réaliser les tâches des collègues (comptabilité fournisseurs, gestion des dossiers des clients, rapports) afin d'assurer un remplacement lors des absences.

 

Qualifications requises

Diplôme technique ou d'enseignement secondaire général dans le domaine de l'administration, ou équivalent*.

 

*Veuillez noter que la préférence sera donnée aux candidats possédant un diplôme dont le niveau correspond à celui qui est indiqué ci-dessus :les candidats au bénéfice d'une formation supérieure à ce niveau ne seront normalement pas pris en considération pour cette vacance d'emploi.

 

Expérience et compétences

 L'expérience demandée pour ce poste est la suivante :

 

  • Expérience démontrée des relations clients dans un environnement international.
  • Expérience démontrée du travail dans un service financier.
  • Une expérience de l'approbation et du traitement des demandes de remboursement serait un avantage.

 

Les compétences techniques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Service clients.
  • Comptabilité des comptes créditeurs et débiteurs.
  • Comptabilité des fonds extérieurs.
  • Communication d'informations financières et analyse financière.
  • Utilisation de progiciels de bureautique (principalement Excel). 

 

Les compétences comportementales demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Faire preuve de responsabilité : travailler consciencieusement et sérieusement ; tenir ses engagements ; traiter les autres de manière juste et égale ; défendre ses opinions et décisions au moyen d'arguments solides.
  • Communiquer efficacement : avoir une approche proactive de la résolution des différends ; traiter les conflits de manière constructive ; arriver à faire changer d'avis ses interlocuteurs par des arguments convaincants ; s'assurer que le message a été bien compris.
  • Faire preuve de flexibilité : s'adapter rapidement et efficacement à un changement de priorités ou de besoins ; être capable de gérer des situations ambiguës ou imprévisibles ; être capable de démontrer de la flexibilité tout en respectant les règles en vigueur.
  • Travailler en équipe : établir et entretenir des relations de travail constructives et efficaces ; travailler bien en groupe et s'intégrer facilement à une équipe ; participer pleinement et activement aux activités de l'équipe ; bénéficier de la confiance et de la collaboration des autres.

 

Les compétences linguistiques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Anglais et français parlés et écrits : aptitude à comprendre et à parler les deux langues dans un contexte professionnel et à préparer, rédiger ou traduire des textes de façon correcte.

 

Conditions d'éligibilité

Le CERN considère la diversité et le caractère international de son personnel comme des valeurs essentielles et un facteur décisif de son succès. Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, de race, de religion ou de situation personnelle.

 

Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devront en principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 01.01.2017.

 

En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle information pertinente et informer le Service de recrutement si vous souhaitez que votre dossier soit retiré de la base de données.

 

Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de trois ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance.
Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée.

 

Pour en savoir plus sur les conditions d'emploi

Benchmark Job Title:
Process/Services Assistant
Professional Category:
Office and Administrative Work
Job Category:
Support & Administration
Career Level
Professionals
Grade
Grade 3 or 4
Number of Posts
1
Duration: 3 year(s)

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