Administrative Assistant/Assistant(e) administratif(-ve)

Second position validated by EDH 6789787 (BE-ASR-AS-2017-89) to hire on BE-ASR-AS-2017-25 (EDH:  6689091)
Are you a service-oriented Administrative Assistant with strong organization skills? The Beams' Department is offering a great opportunity to join a multinational team with a wide range of skills and expertise that operates and provides support for the world's largest particle accelerators. Take part!
Vous êtes un assistant administratif doté d'un sens du service et d'excellentes capacités d'organisation ? Le département BE vous offre une occasion unique d'intégrer une équipe multinationale aux compétences et aux savoir-faire multiples, qui assure l'exploitation et la prise en charge des plus grands accélérateurs de particules du monde. Rejoignez-nous !

Job Reference: BE-ASR-AS-2017-25-LD
Publication date:
Closing date:

Administrative Assistant in the Beams Department (BE), Administration, Safety and Resources group (ASR), Administration & Secretariats Section (AS).


As Administrative Assistant in the Administration and Secretariats Section (AS) you will contribute to the general administration of a large Department (BE) comprising over 860 members of personnel.


You will benefit from:


  • An opportunity to make a strong contribution to the smooth operation of the administration of the Department, to broaden your knowledge into new areas and to discover an Organisation where excellence is the key driving factor.
  • Specific training and support for professional development to enlarge your skills and develop your talents.


You will also provide administrative support to one of the Groups in the Department, its leader, group members and visitors. You will work in close collaboration with the administrative secretariat of the Department and be called upon to replace the other administrative assistants during periods of leave or in the event of heavy workloads. Your role will include a wide range of administrative duties.



As Administrative Assistant, you will:


  • Provide front-office service for all categories of personnel upon arrival, departure and throughout their appointment.
  • Prepare, organise and attend meetings for which you will take minutes of the proceedings.
  • Process the reimbursement of education fees and other expenses.
  • Arrange official travel and calculate reimbursements according to the CERN rules in force.
  • Provide administrative support for the Organization and follow-up of conferences and further events.
  • Format and/or type documents, ensuring the accuracy and timely publication using the relevant computer tools.
  • Keep up-to-date with and apply a variety of CERN rules and procedures.
  • Deal with confidential career-related records.
  • Ensure fluid circulation of information as required within and outside the group.
  • Maintain physical and electronic documents, web pages, shared files and records to provide up-to-date information.


Qualification required

Technical certificate or general secondary education in the field of General Administration, or equivalent and professional training in the field of secretarial and administrative methods, or equivalent.


Experience and competencies

The experience required for this post is:


  • Experience in a fast paced environment which requires you to work effectively and calmly under pressure of deadlines, interruptions and changing priorities is essential.
  • Proven experience in successfully working both independently and as a contributing member of a team, with willingness to provide support wherever needed in a service environment.
  • Experience in a variety of administrative and support tasks for a large unit, preferably in a front-line and international environment.


The technical competencies required for this post are:


  • Use of Office software packages.
  • Customer service.
  • Secretarial service.
  • Text editing and proof-reading.


The behavioural competencies required for this post are:


  • Communicating effectively: providing others with timely information; ensuring that information, procedures and decisions are appropriately documented; demonstrating a pro-active approach to resolving differences; addressing issues of conflict constructively.
  • Working in teams: building and maintaining constructive and effective work relationships; working well in groups and readily fitting into a team; participating fully and taking an active role in team activities; seeking to help other team members when own work is done; supporting others.
  • Managing self: remaining objective, focussed and productive in a stressful environment; focusing on solutions rather than problems; handling uncertainty and ambiguity calmly and effectively; taking initiative beyond regular tasks and making things happen.
  • Solving problems: identifying, defining and assessing problems, taking action to address them; finding the information needed to solve problems; making objective judgments based on all the facts available.
  • Demonstrating flexibility: readily accepting new tasks or work/projects; adapting quickly and resourcefully to shifting priorities and requirements; actively participating in the implementation of new processes and technologies.


The language competencies required are:


  • English and French: spoken and written, with the ability to understand and speak fluently in professional contexts.


Eligibility conditions

Employing a diverse and international workforce is a CERN core value and central to our success. We welcome applications from all Member States irrespective of gender, age, disability, sexual orientation, race, religion or personal situation.


This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 23.03.2017.


By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.


Note on Employment Conditions

We offer a limited-duration contract for a period of 5 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry. Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.


Read more about employment conditions



Assistant(e) administratif(ve) dans le département Faisceaux (BE), groupe Administration, sécurité et ressources (ASR), section Administration et secrétariats (AS).


En tant qu'assistant administratif au sein de la section Administration et secrétariats (AS), vous participerez à l'administration générale d'un vaste département (BE) comprenant plus de 860 personnes.


Nous vous offrons :


  • L'occasion de contribuer activement au bon fonctionnement de l'administration du département, d'acquérir des connaissances dans de nouveaux domaines, et de découvrir une organisation dont le moteur principal est l'excellence. 
  • Une formation spécialisée et un appui pour votre évolution professionnelle afin de développer vos compétences et vos talents. 


Vous apporterez également un appui administratif à l'un des groupes du département, à son chef, aux autres membres du groupe et aux visiteurs. 
Vous travaillerez en étroite collaboration avec le secrétariat du département, et vous serez amené à remplacer les autres assistants administratifs pendant leurs périodes de congé ou en cas de surcharge de travail. Vos fonctions comprendront un large éventail d'activités administratives.



En tant qu'assistant administratif, vous exercerez les fonctions suivantes :


  • Être à la disposition de tous les membres du personnel à leur arrivée, à leur départ et pendant toute la durée de leur contrat.
  • Préparer, organiser et suivre des réunions pour lesquelles vous rédigerez des comptes rendus. 
  • Traiter les demandes de remboursement des frais d'éducation et d'autres dépenses. 
  • Organiser les voyages officiels et calculer les remboursements suivant les règles du CERN en vigueur. 
  • Apporter un appui administratif pour l'organisation et le suivi de conférences ou d'autres événements. 
  • Mettre en page et/ou taper des documents, et veiller à leur exactitude et à leur publication en temps voulu, en utilisant les outils informatiques appropriés.
  • Se tenir au fait des différentes règles et procédures du CERN et les appliquer. 
  • Traiter des dossiers confidentiels relatifs aux carrières. 
  • Veiller à la bonne circulation des informations au sein et à l'extérieur du groupe, selon les besoins. 
  • Assurer la mise à jour de documents papier et électroniques, de pages web, et de fichiers et d'archives partagés, afin de fournir des informations à jour.


Qualifications requises

Diplôme technique ou d'enseignement secondaire général dans le domaine de l'administration générale, ou équivalent, et formation professionnelle en techniques administratives ou de secrétariat, ou équivalent.


Expérience et compétences

L'expérience demandée pour ce poste est la suivante :


  • Une expérience dans un environnement en constante évolution exigeant de travailler avec efficacité et calme malgré des délais serrés, des interruptions et des changements de priorités est essentielle.
  • Expérience démontrée du travail de manière autonome et au sein d'une équipe, et volonté d'apporter une aide dans un environnement de services chaque fois que le besoin se présente.
  • Expérience de différentes tâches administratives et d'appui pour une grande unité, de préférence en contact avec le public et dans un environnement international.


Les compétences techniques demandées pour ce poste sont les suivantes :


  • Utilisation de progiciels de bureautique.
  • Service clients.
  • Service de secrétariat.
  • Édition de textes et relecture d'épreuves.


Les compétences comportementales demandées pour ce poste sont les suivantes :


  • Communiquer efficacement : informer les autres en temps voulu ; s'assurer que les informations, les procédures et les décisions sont convenablement documentées ; avoir une approche proactive de la résolution des différends ; traiter les conflits de manière constructive.
  • Travailler en équipe : établir et entretenir des relations de travail constructives et efficaces ; travailler bien en groupe et s'adapter facilement à une équipe ; participer pleinement et activement aux activités de l'équipe ; son travail terminé, s'efforcer d'aider d'autres membres de l'équipe ; soutenir les autres.
  • S'autogérer : rester objectif, concentré et productif dans un environnement stressant ; se focaliser sur les solutions et non pas sur les problèmes ; gérer les situations incertaines et ambiguës avec calme et efficacité ; prendre des initiatives en dehors des tâches courantes et les mener à bien.
  • Résoudre les problèmes : identifier, définir et évaluer les problèmes ; prendre des mesures pour les résoudre ; trouver les informations nécessaires pour résoudre les problèmes ; formuler des jugements objectifs sur la base de tous les éléments disponibles.
  • Faire preuve de flexibilité : accepter volontiers de nouvelles tâches ou de nouveaux travaux/projets ; s'adapter rapidement et efficacement à un changement de priorités ou de besoins ; participer activement à la mise en oeuvre de nouveaux procédés ou de nouvelles technologies.


Les compétences linguistiques demandées pour ce poste sont les suivantes :


  • Anglais et français parlés et écrits ; aptitude à comprendre et parler couramment les deux langues dans un contexte professionnel. 


Conditions d'éligibilité

Le CERN considère la diversité et le caractère international de son personnel comme des valeurs essentielles et un facteur décisif de son succès. Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, de race, de religion ou de situation personnelle.


Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devronten principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 23.03.2017.


En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle.


Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de cinq ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance. Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée. 


Pour en savoir plus sur les conditions d'emploi

Benchmark Job Title:
Personal/Team Assistant
Professional Category:
Office and Administrative Work
Job Category:
Support & Administration
Career Level
Grade 3 or 4
Number of Posts
Duration: 5 year(s)

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