Administrative Assistant /Assistant(e) administratif(-ve)

Are you a service-oriented administrative professional? Do you enjoy dealing with a variety of tasks? CERN's Engineering Department is offering a unique opportunity combining classical administrative functions and the running of a group secretariat. All of this with the added value of working in a highly international environment! CERN: take part! 
 
Vous êtes un professionnel de l'administration et vous avez le sens du service ? Vous aimez mener plusieurs tâches de front ? Le département Ingénierie du CERN offre une occasion unique de combiner les fonctions administratives classiques et l'organisation d'un secrétariat de groupe. Qui plus est au sein d'un environnement international. Rejoignez-nous !
 

Job Reference: EN-ARP-ADM-2017-32-LD
Publication date:
27/02/2017
Closing date:
27/03/2017
Introduction

Administrative Assistant in the Engineering (EN) Department, Administration, Resources and Performance (ARP) Group, Administration (ADM) Section.

You will join:

 

  • The Engineering (EN) Department that provides engineering competencies, infrastructure systems, and technical coordination for the world's largest particle accelerator complex and its experimental facilities.
  • The Administration, Resources and Performance (ARP) Group in charge of the administration, planning and resources management, performance and project management of the EN Department.
  • The Administration Section in charge of the administration of the EN Department.

 

Functions

As Administrative Assistant in the ARP Group, you will contribute to the general administration of a large Department (EN) comprising over 600 members of personnel.

 

You will be in charge of the following tasks:

 

  • Provide administrative support and advice to all categories of members of personnel (upon arrival, departure and throughout their appointment) of the Department and contribute to the smooth operation of the administration.
  • Arrange official travel, logistics, and process the reimbursements, according to CERN rules.
  • Ensure fluid circulation of information as required within and outside the Department.
  • Deal with confidential career-related records.
  • Keep up-to-date with and apply a variety of CERN rules and procedures.
  • Assist the Group for all administrative tasks.
  • Prepare, organise and attend meetings for which you will take minutes of the proceedings in both English and French.
  • Format and/or type documents, ensuring their accurate, timely publication using the relevant computer tools.
  • Maintain physical and electronic documents, web pages, shared files and records to provide up-to-date information.
  • Replace other secretaries when required.

 

Qualification required

Higher administrative diploma in  General Administration, or equivalent, and professional training in the field of secretarial and administrative methods or equivalent.

 

Experience and competencies

The experience required for this post is:

 

  • A first experience in a variety of administrative and support tasks for a large unit, preferably in a front-line and international environment.
  • A previous experience in establishing and implementing administrative processes and procedures would be an advantage.
  • A previous experience in the analysis of financial/or accounting data would be an advantage. 

 

The technical competencies required for this post are:

 

  • Secretarial service.
  • Use of Office software packages.
  • Customer service.

 

The behavioural competencies required for this post are:

 

  • Managing self: taking initiative beyond regular tasks and making things happen; working well autonomously; taking on activities and tasks without prompting.
  • Demonstrating accountability: maintaining confidentiality; working conscientiously and reliably; delivering on promises.
  • Working in teams: Contributing to promoting a positive atmosphere in the team through an optimistic and constructive attitude; addressing issues; gaining trust and collaboration from others; seeking to help other team members when own work is done; supporting others.
  • Building relationships: showing courtesy and consideration in dealings with others; Being able to put self in the shoes of others in order to understand their needs and interests.

 

The language competencies required are:

 

  • Spoken and written French and English: with the ability to understand and speak fluently in professional contexts. 

 

Eligibility conditions

Employing a diverse and international workforce is a CERN core value and central to our success. We welcome applications from all Member States irrespective of gender, age, disability, sexual orientation, race, religion or personal situation.

 

This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 27.03.2017.

 

By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.

 

Note on Employment Conditions

We offer a limited-duration contract for a period of 5 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry.
Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.

 

Read more about employment conditions



Introduction

Assistant(e) administratif(-ve) dans le département Ingénierie (EN), groupe Administration, ressources et performance (ARP), section Administration (ADM).

 

Vous intégrerez :

 

  • Le département Ingénierie (EN), qui fournit les compétences en ingénierie, les systèmes d'infrastructure et la coordination technique nécessaires pour le plus grand complexe d'accélérateurs de particules du monde et ses expériences.
  • Le groupe Administration, ressources et performance (ARP), chargé de l'administration, de la planification et de la gestion des ressources, ainsi que de la gestion de la performance et des projets, du département EN.
  • La section Administration, chargée de l'administration du département EN.

 

Fonctions

Vous assumerez les tâches suivantes :

 

  • Fournir un appui administratif et des renseignements à tous les membres du personnel (à leur arrivée, à leur départ et pendant toute la durée de leur contrat) du département, et contribuer au bon fonctionnement de l'administration.
  • Organiser les voyages officiels et la logistique, et traiter les remboursements, suivant les règles du CERN.
  • Veiller à la bonne circulation des informations au sein et à l'extérieur du département, selon les besoins.
  • Traiter des dossiers confidentiels relatifs aux carrières.
  • Se tenir au fait des différentes règles et procédures du CERN et les appliquer.
  • Apporter une assistance au groupe pour toutes les tâches administratives.
  • Préparer, organiser et suivre des réunions pour lesquelles vous rédigerez des comptes rendus.
  • Mettre en page et/ou taper des documents, et veiller à ce qu'ils soient publiés correctement et en temps voulu, en utilisant les outils informatiques appropriés.
  • Assurer la mise à jour de documents papier ou électroniques, de pages web, et de fichiers et d'archives partagés, afin de fournir des informations à jour.
  • Remplacer les autres assistants, selon les besoins.

 

Qualifications requises

Diplôme technique ou d'enseignement secondaire général dans le domaine de l'administration générale, ou équivalent, et formation professionnelle en techniques administratives ou de secrétariat, ou équivalent.

 

Expérience et compétences

L'expérience demandée pour ce poste est la suivante :

 

  • Une première expérience de différentes tâches administratives et d'appui pour une grande unité, de préférence en contact avec le public et dans un environnement international.
  • Une expérience de l'établissement et de la mise en oeuvre de procédures et de processus administratifs serait un avantage.
  • Une expérience de l'analyse de données financières ou comptables serait un avantage.

 

Les compétences techniques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Service de secrétariat.
  • Utilisation de progiciels de bureautique 
  • Service clients.

 

Les compétences comportementales demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • S'autogérer : prendre des initiatives en dehors des tâches courantes et les mener à bien ; travailler bien de façon autonome ; entreprendre des activités ou des tâches sans y être incité.
  • Faire preuve de responsabilité : préserver la confidentialité ; travailler consciencieusement et sérieusement ; tenir ses engagements.
  • Travailler en équipe : contribuer à favoriser une bonne ambiance au sein de l'équipe en adoptant une attitude positive et constructive ; traiter les problèmes ; bénéficier de la confiance et de la collaboration des autres ; son travail terminé, s'efforcer d'aider d'autres membres de l'équipe ; soutenir les autres.
  • Établir des relations : faire preuve de courtoisie et de considération dans ses rapports avec les autres ; être capable de se mettre à la place des autres pour comprendre leurs besoins et leurs intérêts.

 

Les compétences linguistiques demandées pour ce poste sont les suivantes : 

 

  • Anglais et français parlés et écrits : aptitude à comprendre et parler les deux langues dans un contexte professionnel. 

 

Conditions d'éligibilité

Le CERN considère la diversité et le caractère international de son personnel comme des valeurs essentielles et un facteur décisif de son succès. Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, de race, de religion ou de situation personnelle.

 

Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devronten principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 27.03.2017.

 

En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle.

 

Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de cinq ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance. Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée. 

 

Pour en savoir plus sur les conditions d'emploi

 

Benchmark Job Title:
Personal/Team Assistant
Professional Category:
Office and Administrative Work
Job Category:
Support & Administration
Career Level
Professionals
Grade
Grade 3 or or 4
Number of Posts
1
Duration: 5 year(s)

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