Raw materials Supply Manager / Approvisionneur(se) matières premières

Do you have experience in managing the supply of raw materials, combined with specific technical knowledge of vacuum and ultra-vacuum applications? Do you have a keen sense of customer service and enjoy building relationships with colleagues and external collaborators? Join CERN and rise to the challenge of supplying the raw materials used in the accelerators and experiments of the world's largest particle physics laboratory. Take part!
Vous êtes expérimenté dans l'approvisionnement de matières premières avec une connaissance technique spécifique aux usages vide/ultra vide, vous possédez un sens aigu du service au client et aimez établir des relations avec des collaborateurs internes comme externes, alors rejoignez le CERN pour relever le défi de fournir la matière utilisée dans les accélérateurs et expériences du plus grand laboratoire de physique des particules du monde. Rejoignez-nous !

Job Reference: SMB-SC-SO-2017-37-LD
Publication date:
Closing date:

Raw materials supply manager in the Stores (SO) section of the Supply Chain (SC) group, within the Site Management and Buildings (SMB) department.


With over 1,500 different products, a dedicated 2,300 m2 warehouse for storage and cutting, and over 15,000 requests per year, the management of raw materials is one of the main activities of the Stores section. More than 1,800 order lines are processed per year to ensure that this warehouse is adequately stocked for the Organization's needs.


The successful candidate will join the Site Management and Buildings (SMB) department, which is responsible for maintaining and renovating the Organization's structures and infrastructures, operating the technical services of the tertiary structures and infrastructures, providing general services and guaranteeing the security of people and property on the sites. More information is available here: https://smb-dep.web.cern.ch


  • Within the SMB department, the Supply Chain (SC) group provides logistics (shipping, reception and distribution of goods and waste management) and stores services for all CERN departments and for the entire user community. More information is available here: https://smb-dep.web.cern.ch/en/Service/Logistic.
  • The Stores (SO) section is responsible for defining standard equipment (long-term needs and recurrent use), classifying it and publishing it in the internal web-based catalogue, as well as for managing supplies, orders and running the warehouses used for storage and order preparation.



Technical responsibility for the standardisation of raw materials (metal, plastics, wood), including those used for high-tech applications (cryogenics, radiofrequency, vacuum, pressurised equipment, etc.):


  • Researching and studying new items to be standardised, as well as rationalising and updating existing items.
  • Contacting scientific users and working closely with them to keep up-to-date with and be able to satisfy their requirements for frequently used items.
  • Organising and managing the work of technical groups working on the standardisation of items.
  • Involvement in the evaluation and qualification of firms.


Initiating and monitoring the procurement process for these materials:


  • Working closely with the Procurement Service on the launch of invitations to tender and the adjudication of new contracts.
  • Drawing up detailed technical specifications for complex equipment, referring as much as possible to European or international standards.
  • Defining and checking the follow-up of test procedures for quality control.
  • Technical analysis of bids and selection of products in order to finalise contracts or orders with the firms concerned.
  • Working with bidding firms on the development and improvement of certain special equipment, particularly with regard to products subject to safety constraints;
  • Managing and replenishing stocks.
  • Monitoring orders and contracts in progress with suppliers.
  • Ensuring that material certificates are received, archived and traceable, and that certificates are readily available for critical raw materials in the CERN raw materials store.


 Processing requests for standard materials from the CERN departments and user community:


  • Advising on and checking compatibility between the intended use and the material chosen.
  • Monitoring the service level and taking corrective measures if necessary.


 Drawing up and monitoring the procedures followed by the cutting workshop:


  • Stock rules.
  • Quality control.
  • Reception, sampling and cutting operations for each material.
  • Use and maintenance of machines.


Qualification required

Bachelor's degree  in the field  of mechanical engineering or materials, or professional experience deemed to be equivalent.


Experience and competencies

The experience required for this post is:


  • Experience of drafting and monitoring manufacturing and inspection plans.
  • Good knowledge of international standards in the above-mentioned fields.
  • Experience in procurement or supply of materials and in stock management (invitations to tender, order monitoring, calculation of re-order points and replenishment thresholds).
  • Day-to-day use of MRP or ERP.


The technical competencies required for this post are:


  • Use of Office software packages: mainly Excel and Word.
  • Knowledge of materials used for ultra-vacuum technologies. 


The behavioural competencies required for this post are:


  • Working in teams: building and maintaining constructive and effective work relationships; seeking to help other team members when own work is  done; supporting others.
  • Managing self: working well autonomously; taking on activities and tasks without prompting; taking initiative beyond regular tasks and making things happen.
  • Communicating effectively: expressing opinions, ideas and suggestions with conviction and in a logical/structured manner; keeping to the point; utilising effective negotiation techniques to achieve long-term results acceptable to all parties involved.
  • Achieving results: delivering high quality work on time and fulfilling expectations; taking appropriate corrective actions and adapting work / project plans if necessary.
  • Demonstrating flexibility: adapting quickly and resourcefully to shifting priorities and requirements.


The language competencies required are:


  • Spoken and written English or French: ability to understand and speak both languages in professional contexts. 


Eligibility conditions

Employing a diverse and international workforce is a CERN core value and central to our success. We welcome applications from all Member States irrespective of gender, age, disability, sexual orientation, race, religion or personal situation.


This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 02.04.2017.


By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.


Note on Employment Conditions

We offer a limited-duration contract for a period of 5 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry.
Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.


Read more about employment conditions



Approvisionneur(se) matières premières au sein du Département Gestion des Sites et Bâtiments (SMB), Groupe Supply Chain (SC), Section Magasins (SO).


Avec plus de 1'500 références de matière, un magasin de 2300 m2 dédié au stockage, débitage et découpe servant plus de 15'000 demandes par an, la gestion des matières premières est une activité prépondérante de la section Magasins. Plus de 1'800 lignes de commande sont passées par an afin d'approvisionner ce magasin et servir les besoins de l'Organisation.


Vous intégrerez le Département Gestion des Sites et Bâtiments (SMB) qui a pour mandat de maintenir et de rénover les structures et infrastructures de l'Organisation, d'opérer les services techniques des structures et infrastructures tertiaires, d'assurer les services généraux, tout en garantissant la sûreté des personnes et des biens des sites. Plus d'informations disponible ici : https://smb-dep.web.cern.ch


Au sein de ce département, le Groupe Supply Chain (SC) fournit à l'ensemble de la communauté des utilisateurs CERN et aux départements, les services logistiques (shipping, réception de marchandise, distribution, gestion des déchets) et magasins. Plus d'informations disponible ici : https://smb-dep.web.cern.ch/en/Service/Logistic


La Section Magasins (SO) est en charge de la définition du matériel standard (besoin long terme et utilisation récurrente), de la classification et publication dans le catalogue web interne, de l'approvisionnement, de la gestion des demandes et de la gestion des entrepôts servant au stockage et la préparation de commande.



Assumer la responsabilité technique de la standardisation du matériel couvrant les domaines des matières premières (métaux, plastiques, bois), y compris pour des applications poussées (cryogénie, radiofréquence, vide, appareils à pression):


  • Rechercher et étudier de nouveaux articles à standardiser ainsi que rationaliser et réactualiser les articles existants.
  • Contacter les utilisateurs scientifiques et collaborer étroitement avec eux en vue de suivre et de satisfaire leurs besoins en articles fréquemment utilisés.
  • Organiser la gestion du travail des groupes techniques pour la standardisation d'articles.
  • Participer à l'évaluation et qualification des firmes.


Initier et suivre le processus d'approvisionnement de ces matières :


  • Travailler en étroite collaboration avec le Service des Achats pour le lancement des appels d'offres et l'adjudication de nouveaux contrats.
  • Etablir des spécifications techniques détaillées pour du matériel complexe, en se référant autant que possible à des normes européennes ou internationales.
  • Définir et vérifier le suivi des procédures d'essai pour le contrôle qualité.
  • Analyser techniquement les offres et décider sur le choix des produits afin de finaliser les contrats ou commandes avec les firmes concernées.
  • Participer avec les firmes soumissionnaires au développement et à la mise au point de certaines fabrications spéciales, particulièrement sur des produits liés à des contraintes de sécurité.
  • Gérer et approvisionner les stocks.
  • Veiller au suivi des commandes et contrats en cours auprès des fournisseurs.
  • Assurer la réception des certificats-matière, leur archivage, ainsi que la traçabilité et la disponibilité de la certification des matières premières critiques stockées au magasin matières premières du CERN.


Traiter les demandes de matière standard venant de la communauté d'utilisateur et des départements du CERN:


  • Conseiller et vérifier l'adéquation entre l'usage et le matériel choisi.
  • Contrôler le niveau de service et prendre les décisions correctives si nécessaire.


Définir et suivre les procédures régissant l'atelier de découpe :


  • Règle de stockage.
  • Contrôle qualité.
  • Opérations de réception, prélèvement et découpe par matériaux.
  • Utilisation et entretien des machines.


Qualifications requises

Bachelor dans le domaine mécanique ou matériaux, ou expérience équivalente.


Expérience et compétences

L'expérience requise pour ce poste est:


  • Expérience dans la définition et le suivi de plans d'inspection ("Manufacturing and Inspection Plans").
  • Bonne connaissance des normes et standards internationaux dans les domaines mentionnés.
  • Expérience dans l'achat ou approvisionnement de matière et la gestion de stock (appel d'offre, suivi de commande, calcul de point de commande et seuil de réapprovisionnement).
  • Utilisation journalière d'un MRP ou ERP.


Les compétences techniques requises pour ce poste sont:


  • Connaissance des matériaux utilisés en technologie de l'ultra vide.
  • Utilisation de progiciels de bureautique : Office ou équivalent (Word, Excel).


Les compétences comportementales requises pour le poste sont:


  • Travail en équipe.
  • S'autogérer.
  • Communiquer efficacement.
  • Délivrer des résultats.


Les compétences linguistiques requises pour ce poste sont :


  • Anglais ou français parlés et écrits : aptitude à comprendre et parler les deux langues dans un contexte professionnel.  


Conditions d'éligibilité

Le CERN considère la diversité et le caractère international de son personnel comme des valeurs essentielles et un facteur décisif de son succès.  Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, de race, de religion ou de situation personnelle.


Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devronten principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 02.04.2017.


En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle information pertinente et informer le Service de recrutement si vous souhaitez que votre dossier soit retiré de la base de données.


Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de cinq ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance. Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée. 


Pour en savoir plus sur les conditions d'emploi


Benchmark Job Title:
Logistics Support Officer
Professional Category:
Office and Administrative Work
Job Category:
Support & Administration
Career Level
Grade 4 or 5
Number of Posts
Duration: 5 year(s)

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