Administrative Assistant/Assistant(e) administratif(ve)

Are you service oriented and customer focused? Can you multitask? Broaden your administrative skills in an international scientific environment and and meet the challenges of a diverse range of activities by joining a secretariat which provides high-quality service. Take Part!
 
Second position approved with EDH  6869193, associated post  EP-AGS-SE-2017-115-LD, withdrawn.
 

Job Reference: EP-AGS-SE-2017-85-LD
Publication date:
05/05/2017
Closing date:
04/06/2017
Introduction

Administrative Assistant in the Experimental Physics Department (EP), Administrative and General Services Group (AGS), Secretariat Support Section (SE).

 

The Experimental Physics Department's secretariat support section is responsible for providing administrative secretarial support to the Department, Experiments and Groups. Our services include general office duties in accordance with the Organization's administrative procedures, including other special contributions such as the participation in events organization.

 

You will join a multi-cultural team with a wide range of skills and expertise - providing services to the members and collaborators of support and experimental groups. You will also ensure that the flow of information inside and outside your direct working environment is of highest standard.

 

You will have the opportunity to broaden your knowledge in new areas, and discover domains where excellence is the key driving factor. Specific training is available, as well as support for professional development to foster your skills and develop your talents.

 

Functions

As Administrative Assistant, you will participate in the daily management of the secretariat office with special emphasis on information, communication and organizational duties.

 

You will:

 

  • Act as first line support concerning the visiting physicists' queries in contact with relevant services inside and outside CERN.
  • Provide administrative and secretarial services associated with scheduling and coordinating meetings and events.
  • Assist in the preparation and follow-up of documentation and correspondence including their publication and circulation.
  • Contribute in the update of the CERN databases and web sites, in collaboration with the User Office and the Institutes.
  • Maintain physical and electronic documents, web pages, shared files and records to provide up-to-date information.
  • Make sure that CERN's different rules and procedures are respected and correctly applied in different situations.
  • Replace other assistants during their absences.

 

Qualification required

Technical certificate or general secondary education in an administrative field, or equivalent.

 

Experience and competencies

The experience required for this post is:

 

  • Demonstrated experience in an administrative service or secretariat, preferably in an international environment.
  • A proven experience in the hospitality management field will be considered as an asset.

 

The technical competencies required for this post are:

 

  • Customer service.
  • Secretarial service.
  • Archiving and records management: scientific information and document management.
  • Use of Office software packages: knowledge of Sharepoint software would be an advantage.

 

The behavioural competencies required for this post are:

 

  • Communicating effectively: demonstrating a pro-active approach to resolving differences; addressing issues of conflict constructively; providing others with timely information.
  • Demonstrating accountability: presenting information accurately and objectively; working conscientiously and reliably; delivering on promises; maintaining confidentiality.
  • Achieving results: having a structured and organised approach towards work; being able to set priorities and plan tasks with results in mind.
  • Working in teams: contributing to promoting a positive atmosphere in the team through an optimistic and constructive attitude; addressing issues.
  • Demonstrating flexibility: adapting quickly and resourcefully to shifting priorities and requirements.

 

The language competencies required are:

 

  • Spoken and written English and French: ability to understand and speak both languages in professional contexts as well as the ability to prepare/draft and/or translate accurate texts in both languages.

 

Eligibility conditions

Employing a diverse and international workforce is a CERN core value and central to our success. We welcome applications from all Member States irrespective of gender, age, disability, sexual orientation, race, religion or personal situation.

 

This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 04.06.2017.

 

By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.

 

Note on Employment Conditions

We offer a limited-duration contract for a period of 2 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry.
Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.

 

Read more about employment conditions

 



Introduction

Assistant(e) Administratif(-ve) dans le département Physique expérimentale (EP), groupe Appui administratif et de secrétariat (AGS), section Appui de secrétariat (SE). 

 

La section Appui de secrétariat du département Physique expérimentale apporte un appui au département, aux expériences et aux groupes en réalisant des tâches administratives et des travaux de secrétariat. Les services fournis par le groupe consistent notamment à réaliser des tâches administratives générales conformément aux procédures administratives de l'Organisation, ainsi que des tâches spécifiques comme la participation à l'organisation d'évènements.

 

Vous rejoindrez une équipe multiculturelle possédant un large éventail de savoir-faire et de compétences, et fournirez des services aux collaborateurs d'une expérience LHC. En outre, vous devrez faire en sorte que le flux d'informations circulant aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre environnement de travail immédiat soit de la meilleure qualité possible.

 

Vous aurez la possibilité d'élargir vos connaissances dans de nouvelles matières et de découvrir des domaines où l'excellence est le facteur essentiel. Vous pourrez bénéficier de formations spécialisées ainsi que d'un soutien dans l'évolution de votre carrière afin de renforcer vos compétences et de développer vos talents.

 

Fonctions

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) au sein du secrétariat d'une expérience de physique, vous rejoindrez une équipe d'assistants et participerez à la gestion quotidienne du bureau du secrétariat, tout particulièrement pour des fonctions d'information, de communication et d'organisation. 

 

Vous devrez :

 

  • Apporter un appui de première ligne aux demandes des physiciens visiteurs, en assurant la liaison avec les services concernés aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur du CERN.
  • Fournir des services administratifs et de secrétariat liés à la planification et à la coordination de réunions et de manifestations.
  • Aider à la préparation et au suivi de documents et de diverses correspondances, y compris leur publication et leur diffusion.
  • Contribuer à la mise à jour des bases de données et des sites web du CERN et de l'expérience, en collaboration avec le Bureau des utilisateurs et les instituts.
  • Assurer la mise à jour de documents papier et électroniques, de pages web, de fichiers et d'archives partagés afin de fournir des informations à jour.
  • Vérifier que les différentes règles et procédures du CERN sont respectées et appliquées correctement selon les situations.
  • Remplacer d'autres assistants durant leur absence.

 

Qualifications requises

Diplôme technique ou d'enseignement secondaire général dans le domaine de l'administration, ou équivalent.

 

Expérience et compétences

 

L'expérience demandée pour ce poste est la suivante :

 

  • Expérience démontrée dans un service administratif ou dans un secrétariat, de préférence dans un environnement international.
  • Une expérience démontrée dans le domaine des métiers de l'accueil sera considéré comme un atout.

 

Les compétences techniques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Service clients.
  • Service de secrétariat.
  • Archivage et gestion des archives : gestion de l'information et de la documentation scientifiques.
  • Utilisation de progiciels de bureautique : la connaissance du logiciel SharePoint serait un atout.

 

Les compétences comportementales demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Communiquer efficacement : avoir une approche proactive de la résolution des différends ; traiter les conflits de manière constructive ; informer les autres en temps voulu.
  • Faire preuve de responsabilité : présenter l'information de manière précise et objective ; travailler consciencieusement et sérieusement ; tenir ses engagements et préserver la confidentialité.
  • Obtenir des résultats : avoir une approche structurée et organisée du travail ; être capable de fixer des priorités et de planifier des tâches en ayant en vue les résultats.
  • Travailler en équipe : contribuer à favoriser une bonne ambiance au sein de l'équipe en adoptant une attitude positive et constructive ; traiter les problèmes.
  • Faire preuve de flexibilité : s'adapter rapidement et efficacement à un changement de priorités ou de besoins.

 

Les compétences linguistiques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Anglais et français parlés et écrits : aptitude à comprendre et parler les deux langues dans des contextes professionnels ainsi que la capacité à préparer, rédiger et/ou traduire des textes précis dans les deux langues.

 

Conditions d'éligibilité

Le CERN considère la diversité et le caractère international de son personnel comme des valeurs essentielles et un facteur décisif de son succès. Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, de race, de religion ou de situation personnelle.

 

Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devront en principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 04.06.2017.

 

En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle information pertinente et informer le Service de recrutement si vous souhaitez que votre dossier soit retiré de la base de données.

 

Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de deux ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance. 
Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée. 

 

Pour en savoir plus sur les conditions d'emploi 

 

Benchmark Job Title:
Personal/Team Assistant
Professional Category:
Office and Administrative Work
Job Category:
Support & Administration
Career Level
Professionals
Grade
Grade 3 or or 4
Number of Posts
1
Duration: 2 year(s)

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