Talent Acquisition Assistant / Assistant(e) en acquisition de talents

Are you service-oriented, proactive, creative and a real `techie'? Then this opportunity is for you! In this role, you will be our first interface with talents applying to CERN from all over Europe and beyond.  If you have great communication skills, feel at ease with a diversity of tools and are eager to contribute your skills for a great candidate experience, then come and join our Talent Acquisition team in CERN's HR department. Take part!
 
Êtes-vous un ou une mordu(e) de la technologie proactif(-ve), créatif(-ve) et axé(e) sur le service ? Alors saisissez votre chance ! Vous serez le premier point de contact des candidats qui postulent au CERN depuis l'Europe entière et au-delà. Vous avez un talent pour la communication, vous êtes à l'aise avec une multitude d'outils et vous voulez mettre vos compétences au service d'une expérience de candidature exceptionnelle, alors venez compléter notre équipe Acquisition de talents au sein du Département des ressources humaines du CERN. Rejoignez-nous !
 

Job Reference: HR-TA-FA-2017-167-LD
Publication date:
10/08/2017
Closing date:
10/09/2017
Introduction

Administrative Assistant in the Talent Acquisition group of the HR Department, Students and Associates section (HR-TA-SA).

 

You will join CERN's Human Resources (HR) Department, Talent Acquisition group, a cheerful and dynamic team which recruits candidates for various employment and training opportunities for undergraduates, graduates as well as experienced professionals.  For more information see cern.ch/jobs.

 

Functions

You will join a dynamic team running the various employment programmes offered by CERN and you will:  

 

  • Act as first point of contact for all candidates' queries (email/phone) from across CERN's 22 Member States and beyond.
  • Analyse and categorise the queries to propose communication and process improvements in close collaboration with the programme coordinators, where applicable proposing online or other solutions to better manage the information.
  • Contribute to the smooth running of the various CERN programmes in terms of administrative assistance (web updates, surveys, communication, events and other initiatives).
  • More generally, contribute to the global CERN candidate experience by proposing continuous improvements and streamlining administrative processes, taking an active role in ad hoc team projects as required.

 

Qualification required

Technical certificate or general secondary education in the field of HR or communications (or equivalent), with a strong IT component and/or equivalent experience.

 

Experience and competencies

 

The experience required for this post is:

 

  • Experience in a customer-facing support role in a variety of administrative support tasks.
  • Experience with the following would be an advantage:
  • Online communication tools (e-mails, Content Management Systems such as SharePoint, Drupal) and social media (Facebook, Twitter) etc.
  • Event Management tools: e.g. ticketing systems, online event booking tools.

 

The technical competencies required for this post are:

 

  • Customer service.
  • Text editing and proof-reading.
  • Process improvement.
  • Use of Office software packages: MS Office, email, web-editing tools (e.g. Drupal).

 

The behavioural competencies required for this post are:

 

  • Communicating effectively: expressing opinions, ideas and suggestions with conviction and in a logical/structured manner; keeping to the point; providing others with timely information.
  • Building relationships: showing courtesy and consideration in dealings with others; being able to put self in the shoes of others in order to understand their needs and interests.
  • Working in teams: contributing to promoting a positive atmosphere in the team through an optimistic and constructive attitude; addressing issues; working well in groups and readily fitting into a team; participating fully and taking an active role in team activities.
  • Demonstrating flexibility: demonstrating a willingness to accept changing circumstances; supporting initiatives for change; adapting quickly and resourcefully to shifting priorities and requirements.
  • Managing self: taking initiative beyond regular tasks and making things happen.

 

The language competencies required are:

 

  • Spoken and written English and French: ability to understand and speak both languages in professional contexts as well as the ability to prepare/draft and/or translate accurate texts in both languages.

 

Eligibility conditions

Diversity has been an integral part of CERN's mission since its foundation and is an established value of the Organization. Employing a diverse workforce is central to our success.

 

We welcome applications from all Member States and Associate Member States.

 

This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 10.09.2017.

 

By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.

 

Note on Employment Conditions

We offer a limited-duration contract for a period of 5 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry. Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.

 

Read more about employment conditions

 


Introduction

Assistant(e) administratif(-ve) au sein du groupe Acquisition de talents du Département des ressources humaines, section Étudiants et attachés (HR-TA-SA).

 

Vous intégrerez le groupe Acquisition de talents au sein du Département des ressources humaines (HR) du CERN, une équipe joviale et dynamique qui recrute des candidats parmi des étudiants, des jeunes diplômés et des professionnels expérimentés pour leur offrir des opportunités de travail ou de formation uniques. Pour en savoir plus : cern.ch/jobs.

 

Fonctions

Vous intégrerez une équipe dynamique qui gère les différents programmes d'emploi proposés par le CERN et assumerez les tâches suivantes :

 

  • Être la personne de contact principale pour toutes questions des candidats (courrier électronique/téléphone) venant des 22 États membres du CERN et d'ailleurs.
  • Analyser et classer les demandes pour proposer des améliorations concernant les communications et les procédures, en étroite collaboration avec les coordinateurs des programmes et en proposant, quand il y a lieu, des solutions informatiques ou autres visant à mieux gérer l'information.
  • Contribuer au bon déroulement des différents programmes du CERN en fournissant un administratif (mises à jour web, enquêtes, communications, évènements et autres initiatives).

 

De manière générale, contribuer à améliorer l'expérience globale des candidats postulant au CERN en suggérant continuellement des moyens de perfectionner et de rationaliser les processus administratifs et en prenant une part active à des projets d'équipe ponctuels, selon les besoins.

 

Qualifications requises

Diplôme technique ou d'enseignement secondaire général dans le domaine des ressources humaines ou de la communication (ou équivalent), avec un volet important consacré aux technologies de l'information (IT) et/ou expérience équivalente. 

 

Expérience et compétences

L'expérience demandée pour ce poste est la suivante :

 

  • Expérience à un poste en contact direct avec le client, mobilisant différentes tâches d'appui administratif.
  • Une connaissance préalable des outils suivants serait un atout :
    • Outils de communication en ligne (courrier électronique, systèmes de gestion de contenus tels que SharePoint ou Drupal) et médias sociaux (Facebook, Twitter), etc.
    • Outils de gestion d'évènements, par exemple systèmes de billetterie ou systèmes de réservation en ligne.

 

Les compétences techniques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Service clients.
  • Édition de textes et relecture d'épreuves.
  • Amélioration des processus.
  • Utilisation de progiciels de bureautique : Microsoft Office, courrier électronique, édition de pages web (par exemple Drupal).

 

Les compétences comportementales demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Communiquer efficacement : exprimer ses opinions, idées et suggestions avec conviction et de manière logique et structurée ; ne pas s'écarter du sujet ; informer les autres en temps voulu.
  • Établir des relations : faire preuve de courtoisie et de considération dans ses rapports avec les autres ; être capable de se mettre à la place des autres pour comprendre leurs besoins et leurs intérêts.
  • Travailler en équipe : contribuer à favoriser une bonne ambiance au sein de l'équipe en adoptant une attitude positive et optimiste ; traiter les problèmes ; travailler bien en groupe et s'adapter facilement à une équipe ; participer pleinement et activement aux activités de l'équipe.
  • Faire preuve de flexibilité : être disposé à s'adapter à de nouvelles conditions ; encourager les initiatives en faveur du changement ; s'adapter rapidement et efficacement à un changement de priorité et de besoins.
  • S'autogérer : prendre des initiatives en dehors des tâches courantes et les mener à bien.

 

Les compétences linguistiques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Anglais et français parlés et écrits : aptitude à comprendre et parler les deux langues dans un contexte professionnel, ainsi qu'à préparer/rédiger et/ou traduire des textes de façon correcte dans les deux langues.

 

Conditions d'éligibilité

La diversité fait partie intégrante de la mission du CERN depuis sa fondation et est une valeur solidement ancrée dans la culture de l'Organisation. Un personnel diversifié est un facteur essentiel de son succès.

 

Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres et États membres associés.

 

Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devront en principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 10.09.2017.

 

En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle information pertinente et informer le Service de recrutement si vous souhaitez que votre dossier soit retiré de la base de données.

 

Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de cinq ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance. Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée.

 

Pour en savoir plus sur les conditions d'emploi

 

Benchmark Job Title
Process/Services Assistant
Professional Category:
Office and Administrative Work
Job Category:
Support & Administration
Career Level
Professionals
Grade
Grade 3 or 4
Number of Posts
1
Duration: 5 year(s)

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