Administrative and Financial Assistant

Are you a proactive, collaborative, multi-tasking and flexible Administrative Assistant? Are you attracted by numbers, with good software packages skills and interested in working in a technical environment? This is a unique opportunity to contribute to a large range of administrative areas and database implementation at management level. CERN, take part!
 
Vous êtes un assistant administratif proactif et flexible, qui sait travailler en équipe et gérer plusieurs tâches à la fois ? Vous aimez les chiffres, avez de bonnes compétences en matière de progiciels de bureautique et souhaitez travailler dans un environnement technique ? Ne manquez pas cette occasion unique de travailler dans des domaines administratifs divers et de contribuer au déploiement de bases de données au niveau de la gestion des systèmes. Rejoignez-nous !

Job Reference: EN-CV-2017-199-LD
Publication date:
05/10/2017
Closing date:
03/11/2017
Introduction

Administrative & Financial Assistant in the Engineering Department (EN), Cooling & Ventilation Group (CV).

 

You will join:

 

  • The Engineering Department (EN) that provides engineering competencies, infrastructure systems and technical coordination for the world's largest particle accelerator complex and its experimental facilities.
  • The Cooling and Ventilation Group (CV), responsible for designing, constructing, maintaining, and operating cooling, ventilation and air conditioning systems and large scale fluid distribution systems for the whole Laboratory, particularly in the underground areas of the accelerators and experiments.

 

You will benefit from:

 

  • The opportunity to broaden your knowledge and experience in financial, database and technical domains and work in a working environment where excellence is the key driving factor.
  • Specific training and support for professional development to foster your skills and develop your talents.

 

Functions

As Administrative & Financial Assistant, under the direct supervision of the Group Leader, you will be in charge of the financial and budgetary follow up of the CV Group and, in addition, you will support the technical service in charge of the CMM (Computer Maintenance Management) and equipment codification in the implementation of the Group's database.

 

You will:

 

  • Prepare financial reports for the Group Leader with the aim of ensuring that the allocated budget is respected for any activity under the Group's responsibility (operation, maintenance, projects etc.).
  • Support the Group Leader with budget management, detection of deviations, analysis of time and variance.
  • Create orders using different corporate software packages.
  • Check incoming invoices, ensure internal routing for technical validation, process data to allow invoicing for frame contracts, liaising with the CERN Procurement and Finance Department, as well as with contractors.
  • Support the Group Leader in the budget definition, asset valorization, analysis and production of reports.
  • Provide assistance with other admin tasks to support the success of the group.

 

In particular, according to the workload and deadlines, you will also:

 

    • Modify, implement and take all relevant actions in the CV equipment and CMMS database according to instructions following construction of new plants or modification of existing ones.
    • Modify the status or specific fields in work orders.
    • Assign new codes and create the CMM structure for CV plants.

 

Qualification required

Technical certificate or general secondary education in the field of administration and finance, or equivalent.

 

 

Experience and competencies

The experience required for this post is:

 

  • Relevant professional experience in an administrative or secretariat service.
  • Experience in financial aspects, preferably on budget follow up & accounting.
  • Experience in using personnel/administrative databases and associated tools would be a definite asset.
  • Experience in an industrial environment would be a strong asset.

 

The technical competencies required for this post are:

 

  • Use of Office software packages: Microsoft Office and, in particular Excel for the preparation of documents and statistics.
  • Secretarial service: preparing and processing various reimbursements.
  • Operational personnel and material costs planning.
  • Use of Scientific and Engineering software packages.
  • Ability to type, file and retrieve papers, electronic files and database information and carry out administrative duties.

 

The behavioural competencies required for this post are:

 

  • Demonstrating flexibility: readily accepting new tasks or work/projects; readily absorbing new techniques and working practices; proposing new or improved ways of working; demonstrating openness to new ideas and situations.
  • Demonstrating accountability: working conscientiously and reliably; delivering on promises; maintaining confidentiality.
  • Managing self: taking initiative beyond regular tasks and making things happen.
  • Achieving results: objectively assessing and monitoring own work; regularly reporting on progress and advising of any changes in schedule or priorities; having a structured and organised approach towards work; being able to set priorities and plan tasks with results in mind.
  • Working in teams: seeking to help other team members when own work is done; supporting others.

  

The language competencies required for this post are:

 

  • Spoken and written French: ability to understand and speak in professional contexts as well as the ability to prepare/draft accurate texts.
  • Knowledge of English or an undertaking to acquire it rapidly.

 

Eligibility conditions

Employing a diverse and international workforce is a CERN core value and central to our success. We welcome applications from all Member States irrespective of gender, age, disability, sexual orientation, race, religion or personal situation.

 

This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 03.11.2017.

 

By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.

 

Note on Employment Conditions

We offer a limited-duration contract for a period of 5 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry.

Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.

 

These functions require:

 

  • Work in radiation areas.
  • A valid driving licence.
  • Work during nights, Sundays and official holidays, when required by the needs of the Organization.

 

 

Read more about employment conditions



Introduction

Assistant(e) administratif(-ve) et financier(-ère).

 

Vous intégrerez :

 

  • Le département Ingénierie (EN), qui fournit les compétences en ingénierie, les systèmes d'infrastructure et la coordination technique nécessaires pour le plus grand complexe d'accélérateurs de particules du monde et ses expériences.
  • Le groupe Refroidissement et ventilation (CV), responsable de la conception, de la construction, de la maintenance et de l'exploitation des systèmes de refroidissement, de ventilation et de climatisation, ainsi que des grands systèmes de distribution de fluides pour l'ensemble du Laboratoire, en particulier dans les zones souterraines des accélérateurs et des expériences.

 

Nous vous offrons :

 

  • La possibilité d'élargir vos connaissances et votre expérience dans les domaines financier, technique et des bases de données, et de travailler dans un environnement où l'excellence est un élément essentiel.
  • Une formation spécialisée et un appui pour votre évolution professionnelle, qui vous permettront de développer vos compétences et vos talents.

 

Fonctions

En tant qu'assistant administratif et financier, sous la supervision directe du chef de groupe, vous serez responsable du suivi financier et budgétaire du groupe Refroidissement et ventilation. Vous fournirez aussi un appui au service technique chargé de la gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) et de la codification des équipements en vue du déploiement de la base de données du groupe.

 

Vous devrez :

 

  • Préparer des rapports financiers pour le chef de groupe dans le but de veiller au respect du budget alloué pour toutes les activités dont le groupe est chargé (exploitation, maintenance, projets, etc.).
  • Fournir un appui au chef de groupe pour la gestion du budget, le repérage et l'examen des écarts et l'analyse du calendrier.
  • Établir des commandes à l'aide de différents progiciels de bureautique.
  • Contrôler les factures reçues, assurer leur transmission interne pour validation technique, traiter les données afin de permettre la facturation pour les contrats-cadres et gérer la communication avec le département Finances et achats du CERN et les contractants.
  • Fournir un appui au chef de groupe dans la définition et l'analyse du budget, la valorisation des actifs et la rédaction de rapports.
  • Contribuer à la réalisation d'autres tâches administratives pour favoriser la réussite du groupe.

 

Plus particulièrement, en fonction de la charge de travail et des délais fixés, vous devrez :

 

    • Vous charger des modifications, du déploiement et de toutes les activités pertinentes concernant les bases de données GMAO et des équipements de refroidissement et de ventilation, conformément aux instructions reçues, à la suite de la construction de nouvelles stations ou de modifications apportées aux stations existantes.
    • Modifier les statuts ou des champs spécifiques des commandes.
    • Attribuer de nouveaux codes aux stations de refroidissement et de ventilation et mettre en place la structure de la GMAO.

 

Qualifications requises

Diplôme technique ou d'enseignement secondaire général dans le domaine de l'administration et de la finance, ou équivalent.

 

Expérience et compétences

L'expérience demandée pour ce poste est la suivante :

 

  • Expérience professionnelle pertinente dans un service administratif ou dans un secrétariat.
  • Expérience des aspects financiers, de préférence dans les domaines du suivi du budget et de la comptabilité.
  • Une expérience des bases de données administratives ou de personnel et des outils associés serait un atout majeur.
  • Une expérience dans un environnement industriel serait un atout important.

 

 

Les compétences techniques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Utilisation de progiciels de bureautique : Microsoft Office, et plus particulièrement Excel pour la préparation de documents et de statistiques.
  • Service de secrétariat : préparation et gestion de divers remboursements.
  • Planification opérationnelle des coûts de personnel et de matériel.
  • Utilisation de progiciels scientifiques et d'ingénierie.
  • Aptitude à dactylographier, classer et retrouver des documents, des fichiers électroniques et des informations issues des bases de données, et à effectuer des tâches administratives.

 

 

Les compétences comportementales demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Faire preuve de flexibilité : accepter volontiers de nouvelles tâches ou de nouveaux travaux/projets ; assimiler facilement de nouvelles techniques ou méthodes de travail ; proposer des méthodes de travail nouvelles ou améliorées ; se montrer réceptif aux nouvelles idées et situations.
  • Faire preuve de responsabilité : travailler consciencieusement et sérieusement ; tenir ses engagements ; préserver la confidentialité.
  • S'autogérer : prendre des initiatives en dehors des tâches courantes et les mener à bien.
  • Obtenir des résultats : évaluer et contrôler objectivement son propre travail ; rendre régulièrement compte de l'avancement du projet et signaler une éventuelle modification du calendrier ou des priorités ; avoir une approche structurée et organisée du travail ; être capable de fixer des priorités et de planifier des tâches en ayant en vue les résultats.
  • Travailler en équipe : son travail terminé, s'efforcer d'aider d'autres membres de l'équipe ; soutenir les autres.

 

Les compétences linguistiques demandées pour ce poste sont les suivantes :

 

  • Français parlé et écrit : aptitude à comprendre et parler la langue dans un contexte professionnel, ainsi qu'à préparer/rédiger des textes de façon correcte.
  • Connaissance de l'anglais ou engagement à l'apprendre rapidement.

 

Conditions d'éligibilité

Le CERN considère la diversité et le caractère international de son personnel comme des valeurs essentielles et un facteur décisif de son succès.

 

Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, de race, de religion ou de situation personnelle.

 

Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devront en principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 03.11.17. En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle information pertinente et informer le Service de recrutement si vous souhaitez que votre dossier soit retiré de la base de données.

 

Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de cinq ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance.

Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée. 

 

Ces fonctions exigent :

 

  • D'intervenir dans des zones sous contrôle et surveillance radiologiques.
  • Un permis de conduire valide.
  • Travailler la nuit, le dimanche et les jours fériés, en fonction des besoins de l'Organisation.

 

 

Pour en savoir plus sur les conditions d'emploi

 

Benchmark Job Title
Process/Services Assistant
Professional Category:
Office and Administrative Work
Job Category:
Support & Administration
Career Level
Professionals
Grade
Grade 3 or 4
Number of Posts
1
Duration: 5 year(s)